Экономический рост и популярность любой организации, независимо от сферы деятельности, зависит от количества ее внешнеполитических связей, объема и качества предоставляемых услуг. Если первое приходит, так сказать, в процессе, то второго приходится достигать всевозможными путями (желательно законными).
Выигранный тендер может стать уникальным шансом «выбиться в люди», продемонстрировав силу своих возможностей, честность намерений, виртуозность исполнения. Когда процедура проведения тендера явно выходит за рамки закона, лучше отказаться от участия в нем. В ситуации, где все роли уже распределены вопрос, как выиграть тендер, явно становится риторическим.
Стоит ли участвовать в тендере?
Ответ однозначный – участвовать, и при этом не слушать «добрых» людей, рассказывающих страшилки о коррумпированности всего и вся. Естественно, выйти с первого раза в дамки, скорее всего, не получится, особенно если ваша компания новичок – на результат придется пахать возможно не один месяц.
В принципе, участие в тендере – вариант для компаний разной величины. Если вы одиночка и только грезите о миллионных счетах в банке, то лучше обратите внимание на другие способы обогащения. Благо, сейчас даже в интернете можно неплохо зарабатывать, в статье « » описаны только некоторые из них.
Тендер проводится по традиционному принципу купи-продай, где не остаются в накладе ни покупатель – заказчик, ни продавец – поставщик услуг. Первый получает выполненную работу за условно минимальную цену, второй эту работу делает, получая стабильный доход.
Сосредоточившись на победе, не забывайте, что именно после выигрыша начнет раскручиваться маховик колоссального процесса. Сможете ли вы придерживаться оговоренных сроков, справятся ли субподрядчики, укомплектован ли персонал квалифицированными специалистами?
В каких тендерах участвовать?
Тендеры бывают открытые и закрытые, государственные и коммерческие, но не во всяком из них получится поучаствовать – невыгодно или не пустят. Закрытый тендер представляет собой что-то вроде элитного клуба, правление и члены которого придерживаются консервативных взглядов.
Как выиграть тендер закрытого типа – вопрос нереальный для большинства среднестатистических компаний. Потому что участники в таких мероприятиях заведомо оговорены – это, как правило, тресты, консорциумы, монополизировавшие определенные секторы рынка.
Для участия в торгах участники (обычно их бывает около 5) получают специальное приглашение, его рассылает организатор. Закрытые тендеры часто имеют своей целью заключение контрактов на работы в секретных областях, связанных, например, с обороноспособностью страны или в сферах высоких технологий.
Другое дело открытый тендер, сюда вхожа любая компания независимо от «толщины кошелька» и возраста. О проведении торгов становится известно из средств массовой информации и на специализированных сайтах. Количество участников не ограничено – чем их больше, тем серьезнее конкуренция.
Если выбирать между государственным и коммерческим тендером, первый является более беспрепятственным во многих отношениях, поскольку действует в рамках федерального закона от 5.04.2013 № 44-ФЗ. Например, согласно закону, порядок проведения закупок, требования к участникам, оценка заявок жестко регламентированы и неизменны.
В коммерческих тендерах все пожелания и требования устанавливаются заказчиком. И хотя процедура данного мероприятия проходит в рамках закона № 135-ФЗ, свобода, скажем так, творчества участников заметно ограничена. В таких условиях как узнать, кто выиграл тендер, невозможно – это информация для узкого круга.
Определяющее правило, как выиграть тендер на услуги
Главным условием допуска и участия в любом тендере – это документация, подготовка которой должна быть осуществлена с филигранной точностью. Количество бумаг огромно, и если к этому добавить отсутствие общепринятых шаблонов, ошибки в оформлении становятся нормой. Именно поэтому около 90% потенциальных участников торгов ими так и не становятся.
Особенности некоторых документов зависят от разных условий тендеров – то ли это постройка объекта, то ли обучающие семинары или поставка детского питания. Любые проблемы с документацией решают юридические фирмы, предоставляющие услуги по тендерному сопровождению, т. е. верному оформлению документов.
Аутсорсинговые компании, действующие под девизом «помогу выиграть тендер», действительно стоят внимания, потому что кроме бюрократической волокиты они берут на себя труд также отстаивать интересы клиента в ФАС. Ключевым моментом является возврат затраченных средств клиенту в случае его недопуска (этот пункт должен быть прописан в договоре).
Правильно составленная документация для тендера – это хорошо, но чтобы вашим предложением заинтересовались, нужно «засветиться» в хорошем смысле слова. Суть «кампании» заключается в том, чтобы не просто вникнуть в суть запроса заказчика, чтобы заказчик узнал об этом:
- Установите деловой контакт. Не стоит бояться выглядеть несведущим в глазах клиента, обращаясь с просьбой пояснить обтекаемые фразы в брифе, конкретизировать второстепенную по значению информацию, не отраженную на страницах. Пусть заказчик видит, что его прожект интересен.
- Проанализируйте предложение , ознакомьтесь с его требованиями/желаниями, чтобы задавать обоснованные вопросы, как выиграть тендер на услуги, не понимая суть этих услуг. Учтите, что и клиент может задать каверзный вопрос, чтобы понять степень вашей «погруженности» в тему. Выделите ключевую проблему, которая и определяет необходимость проведения тендера. Покажите, как понимаете эту проблему вы и пути ее решения на примере аналогичных практических решений, теоретических разработок, практических исследований. Результаты предложений должны быть подтверждены экспертами, иметь гарантии.
- Компетентность. Итак, теоретически вы в теме, можете говорить красиво и по существу, но заказчику этого может показаться мало, и он устраивает экзамен по практическому применению ваших знаний – самостоятельно составить смету. Нужно рассчитать затраты на производство, субподрядчиков, амортизационные отчисления, составить общую оценку работы и «по плодам вашим узнают вас». Такие задания почти наверняка помогают выигрывать тендер.
Максимальная реальность предложения
Удачным шагом будет представить свое предложение на рассмотрение не только в письменном виде – для наглядности хорошо бы что-нибудь нарисовать в смысле графиков, диаграмм. Удачно втиснув данные конкурентов, можно выставить себя в лучшем свете, не принижая достоинств вышеупомянутых (вам бонус за политкорректность).
Ценные советы:
- Узнайте о количестве приглашенных лиц. Копий документов должно хватить на всех (пару лишних экземпляров все равно должны быть про запас);
- Ваша команда не должна численно превышать количество противной стороны;
- Рядом должен быть «второй пилот» на случай заминки – он продолжит выступление;
- Отрепетируйте выступление заранее, чтобы кроме основной идеи успеть рассказать ценные подробности.
Старайтесь комбинировать все имеющиеся способы представления идей – бумажный вариант, плакаты, слайды, ноутбук. Мы все воспринимаем информацию по-разному, кому-то лучше читать с листа, а кому-то смотреть на экран.
Очень ценится наличие портфолио, причем, если нет собственного, которое в тему на данный момент, не стесняйтесь ссылаться на аналогичные проекты и давать на них ссылки. Выделите общее и отличное между примером и вашим проектом, поверьте, заказчик оценит прямолинейность.
Просчитывая стоимость работ, выставляйте реальную стоимость – хорошая работа всегда стоит денег. Понимает это и заказчик, и заведомо заниженная цена может утвердить его в мысли, что вы просто не представляете объем работ со всеми вытекающими из этого рисками.
Подтвердите теоретические выкладки примерным планом работ по декадам, кварталам – какие работы будут осуществляться в определенный период времени. На психологическом уровне распланированные работы кажутся более выполнимыми и внушают больше доверия у заказчика.
Психологические тонкости, которые помогают выигрывать тендер
Разрабатывая экономическую стратегию, нельзя забывать, что работать придется с людьми. И пусть сначала они безлики и недосягаемы, правильная тактика и приемы помогут сделать их одушевленными, готовыми к сотрудничеству:
- Каждому человеку будет приятно, если его будут называть по имени-отчеству, а не безликим господином. Уважительное упоминание имени клиента в официальных документах на подсознательном уровне сблизит вас, создаст впечатление, что вы уже делаете общее дело.
- Масса усилий, направленных на то, как выиграть тендер на услуги могут быть сведены к нулю банальной безграмотностью (опечатки не в счет). (Оказаться в этом смысле умнее заказчика только сыграет вам на руку). Ошибки оскорбительны – они показывают неуважение к собеседнику, не вызывают доверия и демонстрируют, не дай бог, ваш непрофессионализм.
- Будьте оригинальным. Новичкам совет – всегда будь готов! Примелькаться, постоянно участвуя в тендерах, или предложить нечто – новое, единственное, граничащее с безумием, но оно работает! Не стесняйтесь предлагать непохожие идеи (проверенные и апробированные, как говорилось выше). Если добиться аудиенции у руководящего лица компании-заказчика и провести демонстрацию, например, работы прибора, может сложиться нестандартная ситуация, которая подскажет мысль, как выиграть тендер.
- Узнавайте партнера. Неоригинальным, но интересным приемом будет сбор информации о сильных мира сего – их увлечения, привычки и т. п. Если раньше для этих целей использовали повара, няньку, дворецкого, то современные СМИ, желтая пресса, знакомый знакомого тоже могут просветить на этот счет. Давая понять, что у вас есть общие точки соприкосновения за пределами офисной рутины, можно добиться определенного расположения.
- Будьте честными. Выигрывать тендер будет легче, если в список включать пункт о гарантии возврата средств заказчику при отсутствии прогнозируемого результата. Удивительно, насколько легче становится работать с людьми, которые уверены, что не потеряют свои деньги.
- Самопиар. Клиенту будет интересен корпоративный профиль вашей компании – изложите вашу политику, ценности, уникальные способности, степень квалификации сотрудников. Составьте список компаний, для которых приходилось работать, и перечень выполненных работ – это подтвердит ваш потенциал. Чтобы клиент доверял вашим деловым качествам, включите отзывы предыдущих клиентов. Оценка незаинтересованных лиц часто отвечает действительности и к ней внимательно прислушиваются.
Чего не стоит делать, если вы думаете, как выиграть тендер?
В общении с заказчиком, его представителями нужно соблюдать общепринятые правила, избегая действий, которые могут создать отрицательное реноме/нанести материальный ущерб компании. Какие же приемы не рекомендуется применять в погоне за выигрышем:
- Подарки. Имеются ввиду не сдержанные знаки внимания к определенной дате/календарному празднику, а банальная взятка или подкуп. Современная дача взятки может отличаться от банальной процедуры из рук в руки, и проходить через посредника или поступать на электронный кошелек. Но беда (для взяткодателя) в том, что подкупаются лица, которые не могут непосредственно повлиять на результат тендера. Следовательно, не каждый и согласится принять деньги – «разборки полетов» в случае проигрыша вещь, мягко говоря, неприятная.
- Панибратство. Деловой ужин в бане, коктейль в стриптиз-баре, душевные посиделки в ресторане за полночь уж никак не способствуют установлению взаимопонимания. Вообще, стиль общения очень важен, если вы не уверены в том, как себя вести, ознакомьтесь с типами возможных собеседников в статье « ».
- Преследование. Противопоказано в любом виде: по телефону, в корреспонденции/по e-mail, «случайные» встречи на различных мероприятиях, в социальных сетях, через общих знакомых. Во-первых, примелькаетесь (а ведь вы хотите быть единственным в своем роде клиентом?). Во-вторых, решение выносит не один человек, а комиссия, следовательно, ваши усилия будут напрасны, если вы не собрались «окучивать» всех членов комиссии.
- Шантаж. Киднепинг, захват заложников – радикальные методы «а-ля 90-е» канули в Лету. Но, согласитесь, мало найдется людей, у которых не был бы припрятан скелет в шкафу – верное средство припугнуть несговорчивого клиента. Вот только титанические усилия по раскрытию нелицеприятных тайн стоят недешево, да и службы безопасности усердно берегут репутацию работодателя. Шантажисту обеспечена профессиональная дисквалификация и невозможность участвовать в тендерах в будущем.
- Хитрая экономия. Случаются ситуации, когда выигравшая компания, приступив к работе, начинает в силу каких-то причин жульничать. Чаще всего это касается комплектующих, чья стоимость, соответственно и качество, не соответствуют смете, экономят также на качестве и объемах поставок. Для таких случаев существуют референсные проверки. В результате соглашение будет признано недействительным, контракт расторгнут, исполнитель занесен в черный список.
- Заниженная стоимость контракта. Некоторые продавцы, желая любым путем выиграть тендер, значительно занижают стоимость сметы и выигрывают. Но поскольку условия контракта давно подписаны, а на самом деле работы стоят значительно дороже, то и покрывать разницу придется из своего кармана. Вот и получается, что не только скупой платит дважды, но и хитрый.
Я бы ключевым помимо «технических характеристик» вашего предложения назвал то, как вы держитесь, смогли ли вы заинтересовать аудиторию. Подробнее о простых, но действенных приемах можно прочесть в статье « ».
Как стать победителем не совсем честным способом?
Борьба за правообладание тендером (как правило, государственным) иногда проходит с нарушением правил, неискушенному новичку почти невозможно это рассмотреть. Рекомендуем вашему вниманию наиболее применяемые уловки, если заметите нечто подобное, не играйте, потому что вряд ли выиграете:
- Сбивание цены. Чем ниже стоимость предложения, тем больше у него шансов быть выбранным, особенно это касается государственных закупок, где упор делается на экономии бюджетных средств. Искусственное сбивание цены лежит в основе демпинга – своеобразной игры посвященных лиц. Проходит это примерно так – среди конкурирующих компаний находится 2, одна из которых демпингует, предлагает самую низкую цену, а вторая – сообщник, держит цену чуть ниже остальных. В итоге участник, предложивший самую низкую цену, побеждает, но выбывает из игры, потому что именно в этот момент в документах обнаруживаются якобы нарушения. Победителем остается та компания, которая предлагала цену чуть-чуть ниже, чем у остальных. Налицо сговор по принципу «сегодня я тебе помогу выиграть тендер, а завтра ты поможешь мне».
- Поручительство. На рынке сложилась парадоксальная ситуация, когда махинации с тендерами возможны и происходят именно в государственном секторе. Да простят нас законники, но имея целью экономию бюджетных средств, государство невольно создает прецеденты. Классический пример – госзаказчик часто включает в условия тендера предоставление поручителя как дополнительную гарантию жизнеспособности исполнителя. С одной стороны, солидный поручитель покроет незапланированные бюджетные расходы. Но с другой стороны такая форма опеки возможна лишь между достаточно близкими людьми, часто родственниками, следовательно, налицо сговор.
- Фальшивый запрос. Жульничество основано на законном праве бюджетных организаций осуществлять запросы котировок при стоимости контракта до 5 тыс. рублей. Организатор тендера устраивает фальшивый запрос, т. е. формально процедура проходит правильно, но признается недействительной согласно хитро состряпанным документам. Результаты котировок передаются в «свою» компанию, которая на втором этапе конкурса предлагает самую низкую цену (разница может оставлять всего пару десятков рублей).
- Фильтр. И снова в центре внимания оказывается государственный тендер. Определенные работы, представленные в виде спонсорской помощи, уже идут полным ходом, когда объявляется конкурс. Главным условием может быть проведение этих же работ за нереально короткие сроки по цене значительно ниже рыночной. Борьба в этом случае бессмысленна, так как выиграть в подобных условиях нереально.
- Ляпы или ошибки со смыслом. Поскольку информацию о будущих торгах доносят СМИ/веб сайты, то она не является тайной за семью печатями. «Свой» исполнитель узнает о тендере, в котором ему уготована победа, по специальным ошибкам в словах. Например, планируются поставки комплектующих для ПК, в связи с чем дается объявление «поставки для ПК», но русская «с» написана латиницей. Внешне придраться абсолютно не к чему, но, введя «неправильное» объявление в строку поиска, исполнитель узнает нужную информацию.
Как узнать, кто выиграл тендер и зачем это нужно?
Открытый тендер не засекречивает данные победителя, они отражены на веб-сайте организатора конкурса, заказчика или воспользоваться новинкой – тендерной базой победителей. Вопрос — как узнать, кто выиграл тендер — актуален как правило для узконаправленных организаций, специализирующихся на тендерном кредитовании и банковских гарантиях.
Для прочих участников тендера такие данные интересны для аналитической работы: исследовать итоговые протоколы, прежние аналогичные сделки победителя нынешнего тендера и заказчика. Данные о победителях обычно не разглашаются. Известие о выигрыше отсылается сначала лично руководству компании-исполнителя, которая в индивидуальном порядке извещает об этом заинтересованных лиц.
Сразу скажу, что переиграть результаты в любом случае не получится, но истец может подать жалобу по нарушениям торгов в арбитражной суд по месту проведения тендера или ФАС. За неправомерные деяния ответить могут лишь коррумпированные чиновники. Как показывает практика количество обжалований торгов в РФ происходят можно пересчитать по пальцам.
Заключение
Данные рекомендации, советы и предупреждения имеют место быть на самом деле и уже апробированы вашими предшественниками. Очевидно, что отправной точкой успеха является корректная документация. Но не менее важна психологическая составляющая, которая поможет установить деловое взаимопонимание с будущим клиентом, который может стать вашим долговременным партнером.
Участие в тендере – это очень важный опыт для каждого участника. Понятное дело, его очень хочется выиграть, ведь были потрачены время, силы, деньги. Так что вопрос, как выиграть тендер, остается чрезвычайно актуальным. Даже несмотря на идеальное соответствие с требованиями заказчика, выиграть можно не всегда. Встречаются случаи, когда заказчик заведомо знает победителя своего тендера, однако все равно проводит конкурс – «для вида».
Если вас мучает вопрос о том, как выиграть в торгах, то первый шаг к выигрышу – это правильное оформление тендерной документации. Встречаются случаи, когда участник много внимания уделял самому предложению (его разработке, оформлению), однако упускал из вида тендерную документацию, вследствие чего не приходил предварительный отбор.
Сопровождение тендера специалистом в несколько раз повышает вероятность попасть на него и выиграть. Ведь специалист может глубоко и качественно оценить ситуацию, сделать все возможное для победы.
Документация для тендера
Что нужно, чтобы выиграть в тендерных торгах? В первую очередь, правильно составленная и оформленная документация, дающая возможность заказчику частично оценить вас и вашу трудоспособность. Условия подачи заявки и документация, которая должна к ней прилагаться, обычно оговариваются заранее. В понятие «тендерная документация» входит большое число бумаг, потому, если приглашение на участие в тендере вам пришло слишком поздно, лучше вовсе не заниматься оформлением документов – велик риск впустую потратить время и деньги.
Документация разнится в зависимости от отрасли экономики, в которой проводится тендер, и от требований заказчика. Важно вовремя и с максимальной точностью предоставить организатору тендера документы.
Обязательно обратите внимания на сроки подачи документов – не только дату, но и время. Желательно подготовить документацию на 3 дня раньше оговоренной даты, так как ее в обязательном порядке нужно будет перепроверить.
Если вы знакомы с одним из организаторов тендера, то можно попробовать показать ему свое предложение до официального представления. Таким образом вы получите шанс показать свое рвение или получить дельные советы.
Оказывают специализирующиеся на составлении документации компании. Эти компании работают со специалистами, которые могут оказать действительно существенную помощь и не допустить ошибок во время составления документации.
Базовый пакет документов, необходимый для участия в торгах:
- Заявка, заверенная владельцем предприятия/компании.
- Заявление с прилагающейся презентацией компании.
- Опись предоставленных документов.
- Копии учредительной документации юридического лица и устава.
- Свидетельства о государственной регистрации.
- Нотариальные копии НИИ.
- Выписка из ЕГРЮЛ (срок давности – не более 15 дней).
- Список лиц, которые представляют компанию.
- Копия приказа о возложении обязанностей на главбуха.
- Справка о том, что налоговые задолженности отсутствуют.
- Финансовая налоговая отчетность фирмы, заверенная налоговым инспектором, за три предыдущих отчетных периода.
Специалист, оказывающий помощь в тендере, занимается комплексом услуг: от анализа документов для подачи заявки до контроля выполнения обязательств по договору.
Как победить в тендере на этапе подачи документов?
Учитывая, что предварительный отбор кандидатов начинается уже с подачи заявки, то следует подготовиться к тому, что малейший промах в составлении документации может лишить вас шанса участвовать в конкурсе. Поэтому обратите внимание на приведенные ниже советы:
- Подписывайте документы синими чернилами и следите за тем, чтобы ваша подпись была разборчивой.
- Используйте таблицы и графики.
- Установите хорошие отношения со своим клиентом – позвоните, уточняя определенные непонятные вам моменты, затем, после разговора по телефону, отправьте письмо со словами благодарности за предоставленную информацию и заметьте, что ждете подписания контракта.
- Обычно клиенты настроены скептически, поэтому предоставление гарантии не будет лишним.
- Покажите, что вы – профессионал своего дела.
- Используйте понятные шрифты во время подготовки документации.
- В своем предложении делайте акцент на небольшой цене, качестве и условиях товара или услуги. Необходимо также иметь хорошую репутацию – заказчики всегда обращают на нее повышенное внимание.
- Ваши возможности должны полностью соответствовать предъявленным заказчиком требованиям. Если вы выиграли, однако не имеет возможности выполнять условия договора, то ни о каком сотрудничестве не может быть и речи.
- Если вы уже однажды выиграли, то не будьте столь уверены, что выигрыш ждет вас и здесь – в конкурсе шансы на победу у каждого участника равны.
Как получить тендер: несколько правил
И помните, что большую роль играет именно участие. Даже если вам не досталась победа, вы должны знать, что в следующий раз все обязательно получится. Чтобы не сделать еще одного промаха, вы можете обратиться за помощью к человеку, который знает, как выигрывать в тендерах, так как имел подобный опыт.
Шаги к победе
Если вы приняли решение участвовать в торгах-аукционах, то делайте это регулярно или не делайте вовсе, иначе отдачи не будет, и вы лишь зря потратите драгоценное время. Постоянное участие в тендерах дает возможность получить необходимые навыки, которые с каждым разом будут помогать более качественно и быстро оформить всю документацию, подготовить предложение. Первое, что следует учесть: важен опыт. Постарайтесь научиться участвовать в тендерах на так называемых «кошках» – несущественных заказах, которые не имеют столь важного значения в вашей карьере, но могут послужить прекрасной школой.
Тендеры: как можно выиграть?
- Для начала выберите сотрудников, которые смогут участвовать в подготовке к конкурсу самостоятельно, не отвлекая руководителя.
- Когда тендерные предложения могут быть приняты только в письменном виде, без возможности личного разговора, будьте осторожны – возможно, этот тендер нельзя назвать честным.
- Какую информацию вам следует собрать? Узнайте контактную информацию тех лиц, которые принимают решение, и лиц, ответственных за тендер. Выясните структуру текущего конкурса, сроки принятия решений, а также плюсы и минусы участников. Во внимании нуждаются требования к тендерной документации, важные даты организаторов тендера (можно поздравить с годовщиной свадьбы или днем рождения ребенка одного из организаторов), учтите предыдущий опыт участников тендеров.
- Как выиграть в государственном тендере? Такие торги требуют разговора с лицом, принимающим решения – рядовые сотрудники, способные ответить на поставленные им вопросы, не должны вас интересовать, ведь они не играют роли в определении победителя.
- Если в этом тендере предусмотрено проведение нескольких этапов, можно заложить небольшой процент для торга.
- Не стоит предлагать цену ниже обычной для вас стоимости– об этом могут узнать ваши клиенты.
- Обязательно подготовьтесь к «живому» участию в тендере – проработайте свою речь, придайте себе презентабельный вид.
Тем, кого интересует, как выиграть тендерные торги (то есть секреты успеха, фишки, стратегии) нужно плодотворно работать, чтобы добиться успеха, который неизменно приходит с опытом и с созданием собственных секретов.
Тендерное сопровождение
Тендерное сопровождение – это услуга, направленная на обеспечение процесса участия предприятия в тендере. Главная цель тендерного сопровождения – создать все условия (на правовом уровне) для того, чтобы клиент-участник одержал победу в конкурсе.
Ни для кого из диджитал-сферы не секрет: чтобы быть успешным в этом бизнесе, нужно либо уметь хорошо продавать, либо иметь несколько ключевых клиентов с постоянным потоком задач. Обычно этот поток обеспечивают выходцы из самого агентства, перешедшие на сторону заказчика. У нас, диджитал-агентства Сolary, были такие ключевые клиенты, но в 2013 году мы умудрились их растерять, потому что сфокусировались на одном заказчике. Тот стартап прогорел, а мы не хотели следовать его примеру.
С 2010 года мы успели поработать с разными крупными клиентами, такими как «Рольф», Lada, «Инвитро», Infotecs, и научились неплохо разбираться с разного рода документацией: проектной, технической, конкурсной. Мы решили: раз мы так хорошо умеем писать и оформлять бумажки, не попробовать ли нам свои силы в государственных и окологосударственных тендерах? Оказалось, что нашей экспертизы действительно достаточно, но нюансов и разных проблем в работе со специфическими заказчиками очень много.
Я сформулировал несколько правил для тех, кто готов пострадать, чтобы заработать на госконтрактах.
В каких тендерах может поучаствовать агентство
1. Конкурсы на разработку сайтов государственных учреждений.
Как правило, это отраслевые министерства, сайты мэрий, областного правительства, префектур, комитетов.
2. Конкурсы на разработку / редизайн государственных и больших окологосударственных корпораций / компаний.
Например, дочерняя компания РЖД или «Газпрома».
3. Сложные интеграционные работы.
Конкурсы, в которых заказчик ищет подрядчиков на выполнение интеграций, к примеру с CRM-системами и подсистемами. Такими вещами чаще занимаются компании-интеграторы, но, по нашим наблюдениям, агентства тоже часто участвуют в таких тендерах и иногда их выигрывают. Денег в таких контрактах чуть больше, а конкурентов - чуть меньше.
Личный опыт - кейс Корпорации развития Дальнего Востока
10 июля 2017 года Корпорация развития Дальнего Востока, ориентируясь на поручение президента о создании «единого окна» для всех потенциальных инвесторов-резидентов на Дальнем Востоке, опубликовала тендер на выполнение работ по модернизации официального интернет-сайта. Под модернизацией подразумевалась абсолютно полная переработка сайта, а если быть точнее, разработка нового сайта с нуля.
Для нас это был рядовой тендер с весьма проработанным ТЗ (часто у госкомпаний ТЗ состоит из тысячи листов чистой воды). И вот мы уже подаёмся на конкурс. Стартовая цена была заявлена в 2 834 125 рублей, мы произвели оценку, поняли, что по квалификационным требованиям к участникам мы проходим и проект может быть для нас рентабельным, даже если мы снизим цену почти на миллион рублей. Мы глубоко вздохнули и подготовили внушительный объём документов. Естественно, это был не первый наш тендер, мы участвуем в госзакупках с 2013 года. Но этот случай очень показательный, в работе над ним мы столкнулись с большим количеством типичных сложностей.
Итак, мы поставили цену в 2 070 000 рублей. В интересных закупках, как правило, принимает участие от трёх до шести компаний. Наступило время публикации протокола с результатами. В протоколе оказалось всего две компании: мы и агентство с Дальнего Востока. Мы очень удивились, ведь обычно - и это знают все компании, принимающие участие в подобных тендерах, - в финал выходит не менее пяти компаний. Причём это одни и те же участники, с которыми тягаться на первых порах весьма сложно (для понимания: мы обычно отправляем толстый пакет с заявкой, а эти ребята отправляют заявку в нескольких коробках).
Как правило, есть пять-шесть сильных игроков рынка, которые постоянно участвуют в тендерах по своей теме. Они хорошо подкованы, и тягаться с ними непросто
Финал - мы побеждаем, заказчик нас извещает об этом письмом, делает акцент на том, что проект является приоритетным и что факапы здесь недопустимы. Начинаем изучать историю по данному предмету закупки и выясняем, что аналогичную закупку заказчик уже проводил, и победил в ней один из сильнейших интеграторов. Особенно страшно стало, когда мы узнали, что этот гигант не исполнил свои обязательства и загремел в чёрный список поставщиков. Это крайне плохо отражается на карме и на дальнейшем участии в подобных тендерах.
Ну а уж когда уважаемый президент в очередной раз подчеркнул важность данного проекта на экономическом форуме, нам стало совсем не до смеха.
Домашняя работа, которую надо сделать перед тем, как подавать заявку на конкурс
Смотрите, кто был подрядчиком до вас, с какой ценой подрядчик побеждал. Проверить это можно через сайт zakupki.gov.ru: выбираете расширенный поиск, находите вашего заказчика, указываете предмет тендера, выбираете статус «завершённый» и «отменённый» и видите, кто и как работал или пытался работать с заказчиком по предмету конкурса. Проверьте базу арбитражных дел на сайте арбитражного суда, причину их возникновения.
Обратите внимание на то, сколько раз публиковался тот или иной тендер. Часто бывает, что тендер отменяется на самом последнем этапе. Если видите, что заказчик несколько раз подряд отменил тендер, несмотря на несколько хороших предложений со стороны участников, это может свидетельствовать, что в тендер, помимо «нужной» компании, зашли левые участники с подходящими критериями отбора. А значит, если вы заявитесь, ситуация повторится.
Посмотреть отменённые тендеры можно по тому же алгоритму, что я описал выше, через сайт закупок.
Во сколько обойдётся участие в тендере
Почему нужна эта предварительная работа? Участие в тендере стоит обычно не копейки. Во-первых, это работа специалиста по подготовке документов, во-вторых, это работа команды, которая производит оценку предложения. Плюс часто приходится отрисовывать концепции, индивидуальные презентации в соответствии с утверждённой формой. Ваши документы понадобится доставить заказчику с курьером. Всё это стоит денег, и всё это нужно закладывать в оценку.
На пресейл одного тендера мы тратим от 15 000 до 80 000 рублей. Всё зависит от формата заявки, площадки, на которой размещён тендер, имеет значение, требуется ли подготовка концепции, предпроектная аналитика.
Часто после анализа выясняется, что расходы на пресейл и издержки на выполнение самого предмета конкурса превышают максимальную цену по конкурсу чуть ли не в два раза.
Государственные контракты - это не такая уж легкая нажива
Не поскупитесь и приобретите систему по поиску и анализу закупок. Это сэкономит вам время и деньги в будущем. Таких систем много. Свои решения есть у компаний «Контур», «Селдон», «Тендерплан». Принципиальных отличий немного. Мы выбрали ту, с которой лично нам удобнее работать. Главная функция системы - мониторинг и агрегация тендерных площадок (коммерческих и государственных). Системе можно скормить параметры поиска и регулярно получать отчёты о подходящих тендерах.
Сколько денег понадобится, чтобы начать работу над проектом
После победы в коммерческом тендере обычно подписывается контракт и начинается проектная работа. С государственными тендерами всё происходит иначе. В обязанности исполнителя, например, может входить обеспечение исполнения контракта. Размер обеспечения не может превышать 90% цены договора, предложенной победителем в процедуре закупки. Обычно это около 10% от стоимости контракта, но бывает и больше. Из практики: однажды мы нашли тендер с максимальной ценой в 80 млн рублей, а обеспечение при этом составляло 13 млн рублей. Конечно, в том тендере мы не участвовали.
Срок обеспечения исполнения договора определён в проекте договора - как правило, это весь срок исполнения контракта. То есть ощутимый процент от суммы заказа вы должны будете перевести на счёт заказчика или воспользоваться услугами банка по предоставлению банковской гарантии (если документацией это предусмотрено).
На банковском рынке образовалась целая агентская сеть брокеров, которые умеют взаимодействовать с банками и правильно формировать заявки на предоставление этих самых банковских гарантий. Конечно, придётся оплатить комиссию банку и посреднику. Например, по тендеру Корпорации развития Дальнего Востока у нас было две гарантии, комиссия по каждой составляла 5% от цены каждого этапа - всё вместе около 8000 рублей.
Добавим к этому полную постоплату по этапам и отсрочку платежа в 60 дней после подписания акта. Кстати, этот акт ещё надо оперативно доставить, причём у заказчика могут меняться подписанты сразу после того, как вы уже отправили акт курьерской службой куда-нибудь во Владивосток из Ульяновска (примерно понимаете, какие расходы на официальную переписку, без которой никуда?).
На одну только курьерскую службу мы потратили 9500 рублей
Из-за задержек согласования документов нам пришлось дважды оплатить банковскую гарантию. Заметьте, я не указываю здесь работу человека, который пишет на каждое наше согласование и запрос соответствующие официальные письма. Если бы данная функция была возложена на некий сдельный аутсорс или модный онлайн-сервис юридического сопровождения, мы бы свели всю маржу по проекту на нет.
Правда, весело? Мы уже относимся к этому как к норме, и нас коробит, когда новички возмущаются.
Продакшен
Обычно агентства стараются договориться так, чтобы коммуницировать с одним, максимум двумя людьми со стороны заказчика. С гостендером так не получится, людей на той стороне будет значительно больше. Когда мы работали над проектом корпорации, в проектной группе заказчика присутствовало 22 человека! 22 лица, принимающих решения и прямо ставящих задачи нам, непосредственным исполнителям предмета контракта. Представляете, какие крепкие нервы должны быть у проектной группы на стороне агентства?
У каждого из этих 22 членов рабочей группы было своё видение проекта, уговоры и ссылки на ТЗ на них не действовали. Скоро оказалось, что ТЗ вовсе и не ТЗ, а какая-то поверхностная спецификация, которую заказчик может интерпретировать как пожелает. Заметьте, что делать какие-то дополнительные соглашения или изменения в контракте практически невозможно. Дооценка и допродажи здесь тоже не работают.
С нашей стороны над проектом работали два проектных менеджера, три дизайнера, три контент-менеджера, четыре фронтенд-разработчика, три бэкенд-разработчика, два тестировщика. В процессе пришлось нанимать ещё двоих контент-менеджеров, чтобы сдать работу в срок. Итого 19 человек.
Для понимания приведу цифры. На этапе пресейла мы оценили проект в 1200 часов. По факту же вышло в районе 1650–1700 часов. И это не считая покупки дополнительного программного обеспечения и переработок менеджеров, уходящих с работы в 8 утра поспать. В 8 утра заканчивались совещания, у нас ведь проект для Дальнего Востока. Рабочая группа клиента сидела частично там, частично в Москве, а наши сотрудники - в московском и ульяновском офисах.
Мы сделали две итерации проекта, хотя это не было нигде описано. Так бывает очень часто. Первая итерация сайта была запущена через месяц, к началу Восточного экономического форума. Всё шло к успешной сдаче, но в какой-то момент ветер на стороне клиента начал дуть то в одну сторону, то в другую. Мы переделывали полностью свёрстанные макеты по три-четыре раза. К этим рискам нужно быть готовым всегда. Мы реализовали проект 31 декабря 2017 года. Такой новогодний подарок.
Результат работы
Резюмируя, хочется сказать агентствам, которые собираются идти в гостендеры: ребята, не идите в гостендеры, не взвесив все возможные риски. Если решились, вот четыре простых совета:
1. Рабочие процессы внутри агентства, к которым вы привыкли, нужно будет менять кардинально. Об этом нужно помнить.
2. Пользуйтесь автоматизированными системами мониторинга тендеров и ищите тендеры вручную на сайтах госкомпаний, так как иногда автоматика находит не всё.
3. Государственные тендеры - удел сильных агентств с хорошим финансовым плечом, которые могут себе позволить 100% постоплаты. Поэтому копите деньги и прокачивайте экспертизу по подготовке тендерной документации.
4. Участвуйте чаще в ценовых закупках , где не требуется большого квалификационного опыта с исполненными госконтрактами (пусть даже они будут низкобюджетные). Так вы, как участник, сможете обрасти документально подтверждённым опытом работы с госзаказчиками и уже после этого сможете участвовать в более серьёзных тендерах.
Законодателям хочется сказать: уважаемые, меняйте эту прогнившую систему закупок, где заказчик имеет право на всё, а исполнитель не имеет прав ни на что. : «Законом 44-ФЗ выложен шестиполосный хайвей в ад».
Фотография на обложке: Илья Питалев / РИА Новости
Условие задачи:
В небольшом городке N ведет свою предпринимательскую деятельность ИП Кирпичев. У него есть кирпичный заводик и несколько десятков частных клиентов. А в городе N-N недавно прошел муниципальный тендер на постройку детского сада, который выиграла ООО “Хорошая строительная компания”.
Во сколько раз увеличится оборот и прибыль ИП Кирпичева, если он заключит договор с “Хорошей строительной компанией” на поставку кирпича?
Если вас интересует ответ на этот вопрос, эта статья для вас. Из нее вы узнаете: как расширить свою базу клиентов победителями коммерческих и госзакупок, оперативно получать протоколы тендеров и как этот процесс автоматизировать с помощью емейл-рассылки, увеличивая продажи на постоянной основе.
Ежедневно тысячи организаций по всей стране выигрывают электронные торги на поставку товаров и услуг. Если вы – производитель, дистрибьютор, подрядчик или предоставляете финансовые услуги, то победители тендеров для вас – самая горячая база клиентов. У них точно есть крупный заказ, бюджет и актуализированная потребность в ваших продуктах и услугах, которые им помогут выигранный тендер реализовать. Все, что вам нужно – связаться с ними и сделать привлекательное коммерческое предложение.
Кому и для чего нужны рассылки баз победителей тендеров?
- Тем, кто предлагает финансовые услуги. Участникам торгов нужны тендерные кредиты и займы для обеспечения заявки, победитель госзакупок должен предоставить банковскую гарантию, а потом ему понадобится еще и кредит уже на исполнение заявки – любой банк будет рад оказаться рядом в нужное время с нужным предложением.
- Аналитические агентства используют базы победителей тендеров как основу для исследования рынка, изучения трендов и закономерностей. Впрочем, любая компания может использовать эту информацию для анализа конкурентов и соотношения сил в своем сегменте.
- Производителям, дистрибьюторам и подрядчикам, самостоятельно не участвующим в коммерческих и государственных закупках. Аналогично господину Кирпичеву из задачи многие организации не хотят сами связываться с тендерными торгами – слишком сложно, ответственно, не хватает объема – причин много. А вот стать партнером организации, выигравшей тендер – совсем другое дело. Для этого нужна база победителей тендеров, и можно обзванивать их и предлагать свою продукцию или субподряд на часть заказа.Таким образом реально не только увеличить количество лояльных клиентов в своем регионе, но и выйти на рынки соседних. Особенно полезны в этом вопросе победители тендеров на строительство. Это масштабная работа с привлечением большого количества партнеров, поэтому на каждый выигранный в этой сфере аукцион или конкурс заключается огромное количество смежных контрактов: на поставку строительных материалов, техники, субподряды на сметную и проектную работу, найм специалистов различного профиля.
Как узнать, кто выиграл тендер?
Закон о контрактной системе гарантирует свободный доступ к информации о проведении госзакупок. Поэтому данные победителей аукционов, объявленных федеральными и муниципальными организациями (по 44-ФЗ), а также компаниями с государственной долей участия (по 223-ФЗ) открыто публикуются в ЕИС не позднее чем через 20 дней после проведения торгов. Если они были закрытыми, то компании, выигравшие тендеры, раскрываются только участникам, в индивидуальном порядке.
Так, на страницах закупок в ЕИС можно узнать, кто победители тендеров, бесплатно:
рис.1 Страница закупок в ЕИС
В прикрепленных протоколах подведения итогов есть ИНН участников:
рис.2 Протокол подведения итогов
По названию и ИНН не составляет труда найти адрес, телефоны или электронную почту организации в открытых источниках, бизнес-справочниках. Все это вполне можно сделать вручную и бесплатно, если стоит задача единоразово проанализировать успехи своих конкурентов или найти контакты поставщиков по нескольким закупкам. В этом случае интересно также узнать, какие тендеры выиграла компания. Это есть в ЕИС: откройте вкладку “Реестр контрактов, заключенных заказчиками”, расширенный поиск. В самом низу разверните пункт “Информация о поставщике”. В поле “Поставщик” введите название или ИНН компании, и система выдаст список всех выигранных ею закупок.
Если же свежая база вам нужна постоянно, то мониторить результаты тысяч торгов вручную просто нереально. Для этих целей мы предлагаем подписаться на ежедневную рассылку готовой базы победителей тендеров.
Как работает рассылка?
Сбор информации полностью автоматизирован: специальная программа-парсер собирает контакты победителей коммерческих, государственных и корпоративных тендеров, фильтрует их по вашим критериям, формирует готовую базу в таблицах MS Excel и присылает в удобном формате ежедневной рассылки:
рис.3 База победителей в таблице MS Excel
Оставьте заявку на странице Победителей тендеров , укажите в ней ключевые слова для поиска, интересующую цену и регион закупок, и уже завтра вам придет пробная бесплатная рассылка. Оформите подписку, и каждое утро ваш отдел продаж будет начинать с бодрого обзвона горячих потенциальных клиентов по свежей базе.
